Come la PA gestisce gli affidamenti nel MEPA: ODA, TD, Confronto di Preventivi e RDO
Una guida chiara per comprendere come funzionano le diverse modalità di affidamento nel MEPA — Ordine Diretto (ODA), Trattativa Diretta (TD), Confronto di Preventivi e Richiesta di Offerta (RDO) — e come le PA utilizzano queste procedure negli affidamenti diretti ai sensi dell’art. 50 del Codice degli appalti.
ODA – Ordine Diretto d'Acquisto: l’acquisto immediato dal catalogo
L’Ordine Diretto di Acquisto (ODA) è la procedura più immediata e snella con cui una Pubblica Amministrazione può effettuare un acquisto nel MEPA.
Si basa su una logica semplice: la PA sceglie un prodotto o un servizio già presente nel catalogo del fornitore e procede con l’acquisto senza richiedere preventivi, offerte o documenti aggiuntivi.
A differenza di altre modalità (come TD o RDO), l’ODA:
-
non prevede confronto competitivo
-
non richiede compilazione di offerte tecniche o economiche
-
non necessita di documentazione amministrativa aggiuntiva
-
ha tempi estremamente ridotti
Per queste ragioni è la modalità scelta per una grande quantità di acquisti quotidiani, soprattutto quelli ricorrenti, standardizzati o urgenti.
▷ Come avviene un ODA dal punto di vista della PA
-
L’ente cerca il prodotto/servizio nel MEPA.
-
Filtra per categoria, caratteristiche tecniche, prezzo, tempi di consegna.
-
Confronta rapidamente alcune schede prodotto.
-
Se trova ciò che gli serve già conforme, procede con l’ordine.
-
Il sistema genera automaticamente:
-
ordine,
-
condizioni,
-
tracciamento,
-
obblighi contrattuali.
-
➝ In molti casi, la PA non contatta nemmeno il fornitore prima dell’acquisto.
▷ Perché l’ODA funziona solo se il catalogo è costruito bene
Nel MEPA il catalogo è ciò che “vende al posto tuo”.
Un catalogo efficace deve essere:
✔ Conforme
Il prodotto/servizio deve rispettare esattamente le specifiche del bando di riferimento:
nomenclature, unità di misura, caratteristiche minime, documenti, certificazioni.
Un errore formale (es. descrizione incompatibile con il capitolato del bando) può portare al rigetto del catalogo.
✔ Chiaro
Le amministrazioni pubbliche cercano chiarezza e precisione.
Una scheda deve indicare:
-
caratteristiche tecniche complete
-
cosa è incluso e cosa no
-
eventuali varianti
-
tempi di consegna reali
-
condizioni del servizio
Più il contenuto è chiaro, più è probabile che la PA scelga il prodotto subito.
✔ Competitivo
La PA confronta velocemente 2–3 offerte presenti nella stessa categoria.
Un prezzo non allineato al mercato → nessun ODA.
Un prezzo troppo basso → scatta un controllo di anomalia o richiesta chiarimenti.
Il catalogo deve essere bilanciato: corretto, sostenibile, concorrenziale.
✔ Completo
Un catalogo incompleto porta a due problemi:
-
Non vieni trovato nelle ricerche.
-
Non puoi essere scelto perché mancano elementi essenziali.
Gli elementi da non dimenticare:
-
foto (se previste)
-
descrizioni tecniche
-
marche e modelli
-
schede PDF (se richieste)
-
certificazioni obbligatorie
▷ Cosa vede la PA prima di fare un ODA
Prima di confermare l’ordine, l’ente controlla:
-
correttezza delle specifiche
-
tempi di consegna
-
condizioni contrattuali
-
eventuali garanzie
-
aderenza al fabbisogno
Se trova tutto corretto → acquista immediatamente.
▷ Perché l’ODA è strategico per le aziende
Perché, quando il catalogo funziona:
-
arrivano ordini senza alcun contatto preventivo
-
non devi preparare offerte tecniche
-
non devi partecipare a gare
-
non c’è concorrenza diretta in quel momento
-
velocità di incasso maggiore
Per molti fornitori, l’ODA rappresenta la parte più stabile e prevedibile del lavoro nel MEPA.
▷ Esempio pratico (per capirlo bene)
Una scuola deve acquistare:
-
4 PC portatili
-
1 armadio metallico
-
250 pacchi di carta A4
Se trova tutto nel catalogo del fornitore → ODA immediato.
Nessuna gara, nessuna trattativa diretta.
Un minuto e l’acquisto è fatto.
Questo spiega perché avere il catalogo perfetto e sempre aggiornato è fondamentale.
▷ Perché molte aziende abilitano il catalogo ma non vendono
Errori tipici:
-
descrizioni troppo generiche (“servizio completo”, “prodotto professionale”)
-
categorie sbagliate → la PA non ti trova
-
prezzi fuori mercato
-
mancanza documenti obbligatori
-
catalogo poco credibile o “vuoto”
-
errori nella selezione del bando
-
schede non conformi → rigetto da Consip
L’azienda pensa: “Sono abilitato, perché non vendo?”.
La risposta è quasi sempre nel catalogo.
▷ Conclusione operativa
L’ODA è la modalità di acquisto più semplice, rapida e vantaggiosa del MEPA solo quando il catalogo è costruito bene.
Un catalogo professionale permette di ricevere ordini automatici e costanti senza partecipare a gare strutturate.
TD – Trattativa Diretta: la negoziazione diretta con un solo fornitore
La Trattativa Diretta (TD) è una procedura che consente alla Pubblica Amministrazione di negoziare con un solo fornitore, scelto liberamente tra quelli abilitati nel MEPA.
È molto utilizzata per affidamenti aldisotto delle soglie previste per gli affidamenti diretti di cui all'art. 50 del Codice D.Lgs. 36/2023 (comma 1 lettera a. e b.), per esigenze urgenti o per servizi che richiedono continuità operativa.
La PA richiede al fornitore un’offerta tecnica ed economica, valuta la proposta e può procedere rapidamente all’affidamento se l’offerta risulta congrua, conforme e completa.
Rispetto all’Ordine Diretto, la TD introduce una fase di confronto, ma senza la complessità delle gare competitive (RDO).
▷ Quando la PA utilizza la TD
La Trattativa Diretta viene scelta dalla Pubblica Amministrazione quando l’affidamento necessita di un confronto mirato con un solo fornitore, senza avviare una procedura competitiva. Si tratta di una modalità molto diffusa perché consente di coniugare rapidità, flessibilità e possibilità di verificare direttamente competenze, prezzo e condizioni del servizio.
La PA la utilizza soprattutto quando il fabbisogno è chiaro, urgente o strettamente correlato ad attività già in corso.
Le circostanze che tipicamente portano all’avvio di una TD sono:
-
urgenze operative o necessità di esecuzione rapida;
-
continuità di un servizio già attivo o in scadenza;
-
affidamenti sotto soglia previsti dall’art. 50 del Codice Appalti;
-
servizi specialistici con requisiti tecnici particolari;
-
situazioni dove è utile un confronto diretto con un fornitore qualificato.
▷ Documenti richiesti nella Trattativa Diretta
Nonostante sia una procedura semplificata, la TD richiede comunque una struttura documentale chiara e corretta, perché la PA deve poter dimostrare la congruità economica e la conformità tecnica della fornitura. Una minima incongruenza (mancata firma, allegati errati, elementi non allineati al capitolato) può causare ritardi o la necessità di riemettere l’invito.
Dal punto di vista documentale, la Trattativa Diretta si basa solitamente sui seguenti elementi:
-
offerta economica firmata digitalmente;
-
eventuale offerta tecnica descrittiva del servizio;
-
capitolato o scheda tecnica fornita dalla PA, firmata per accettazione;
-
dichiarazioni relative al possesso dei requisiti richiesti;
-
DGUE o modelli equivalenti (solo per alcune PA);
-
certificazioni, dichiarazioni o schede tecniche specifiche del bando
▷ Come avviene il processo operativo della TD
La TD segue un percorso operativo chiaro, seppur più rapido rispetto ad altre modalità MEPA. La PA invia una richiesta di preventivo al fornitore selezionato, il quale deve rispondere preparando un’offerta completa e coerente. Dopo la valutazione, l’ente gestisce le verifiche obbligatorie (ad esempio controlli sul possesso effettivo dei requisiti mediante accesso al FVOE) e può procedere all’affidamento.
È essenziale che il fornitore conosca perfettamente questo flusso per evitare errori formali.
a tal proposito, la procedura di una TD prevede le fasi operative riportate di seguito:
-
la PA seleziona il fornitore e invia l’invito;
-
il fornitore elabora l’offerta economica e l'offerta tecnica (qualora richiesta dalla PA);
-
la PA valuta completezza, coerenza e congruità del prezzo;
-
si procede alla creazione del CIG;
-
l’ente controlla i requisiti mediante l'accesso al FVOE (per ulteriore approfondimento su qesto aspetto ti suggeriamo la lettura dell'articolo del nostro blog "CIG, PCP e FVOE nel MePA: Guida pratica 2025 per la gestione degli appalti pubblici";
-
se tutto è conforme, la PA finalizza l’affidamento diretto.
RDO – Richiesta di Offerta: la procedura competitiva del MEPA
La Richiesta di Offerta (RDO) è la modalità più strutturata, tecnica e competitiva del MEPA.
La Pubblica Amministrazione utilizza una RDO quando deve confrontare più offerte, valutare aspetti tecnici complessi o selezionare il fornitore attraverso criteri multidimensionali (punteggi, griglie valutative, requisiti specifici).
Rispetto a ODA e TD, la RDO è una vera e propria gara telematica, con documenti formali, scadenze, criteri di valutazione e controlli puntuali.
Per partecipare in modo efficace, il fornitore deve conoscere non solo la piattaforma MEPA, ma anche le logiche del procurement pubblico e le norme applicabili.
▷ Quando la PA utilizza la RDO
La PA ricorre alla procedura di RDO quando l’affidamento richiede un confronto competitivo oppure quando è necessario valutare aspetti tecnici, economici o qualitativi più articolati. Le situazioni più comuni sono le seguenti:
Le circostanze che tipicamente portano all’avvio di una TD sono:
-
forniture, servizi o lavori con requisiti professionali o tecnici specifici;
-
affidamenti che necessitano di una valutazione comparativa tra più operatori;
-
importi prossimi alla soglia o ad alta rilevanza tecnica;
-
gare bassate sul criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa (ossia con punteggio tecnico/economico);
-
servizi professionali con offerta metodologica;
-
interventi che richiedono progettazione, soluzioni tecniche o certificazioni
▷ Tipologie di RDO
All’interno del MEPA, le Richieste di Offerta si distinguono in due tipologie principali: RdO Semplice e RdO Evoluta.
La differenza tra le due non riguarda “a chi è visibile la gara”, ma il livello di complessità, le funzionalità disponibili e gli strumenti messi a disposizione della Pubblica Amministrazione per costruire la negoziazione.
RdO Semplice
È la versione più lineare della procedura.
La PA può:
-
predisporre una gara generalmente a lotto unico
-
utilizzare il criterio del minor prezzo
-
allegare il capitolato e richiedere documenti di base
-
selezionare i fornitori invitandoli direttamente oppure rendere la gara aperta a tutti gli abilitati alla categoria
È la modalità più utilizzata quando la fornitura è chiara, standard o facilmente confrontabile tra operatori.
RdO Evoluta
È la modalità più completa e flessibile.
Permette alla PA di:
-
creare gare con uno o più lotti
-
impostare criteri di aggiudicazione sia al minor prezzo sia al miglior rapporto qualità-prezzo
-
definire griglie tecniche, punteggi, sottocriteri e pesi
-
gestire varianti progettuali, opzioni, caratteristiche personalizzate
-
includere CPV o categorie merceologiche di bandi diversi, se coerenti
È la modalità scelta per appalti più complessi, servizi specialistici o forniture che richiedono una valutazione tecnica articolata.
Modalità di partecipazione: aperta o a inviti
Sia la RdO Semplice che la RdO Evoluta possono essere impostate come:
-
aperte, quindi visibili a tutti i fornitori abilitati alla categoria;
-
ad inviti, cioè rivolte solo agli operatori selezionati dalla PA.
Questa distinzione riguarda come la PA seleziona i partecipanti, non la tipologia della procedura.
Si evvidenzia che per le RdO aperte a tutti non si riceve dal MePA una notifica specifica alla casella di posta elettronica indicata in fase di abilitazione, ma occorrerà effettuare quotidianamente un monitoraggio sulle RdO promosse dalle diverse stazioni appaltanti ed effettuare un'analisi per valutare se si posseggono i requisiti posti dalla stazione appaltanti per la partecipazione alla selezione indetta. Se vuoi valutare un servizio che svolga per la tua Azienda questa attività di monitoraggio costante e personalizzato, visita la pagina Monitoraggio Gare.
▷ Il processo operativo di una RDO
Dal punto di vista procedurale, la RDO segue una sequenza operativa ben definita, che comprende anche la possibilità per gli Operatori Economici di inviare richieste di chiarimenti alla PA entro i termini stabiliti nella piattaforma. Questo passaggio consente ai fornitori di ottenere precisazioni su aspetti tecnici, documentali o procedurali prima della presentazione dell’offerta, assicurando una partecipazione pienamente conforme ai requisiti della gara.
Per partecipare correttamente a una RDO è necessario seguire un flusso operativo preciso, che si articola in una serie di passaggi sequenziali. Ogni fase richiede attenzione, soprattutto nella lettura del capitolato e nella gestione dei chiarimenti, poiché eventuali imprecisioni possono compromettere la validità dell’offerta. I principali step della procedura sono i seguenti:
-
pubblicazione della RDO aperta o invito selettivo;
-
download e analisi del capitolato, degli allegati e delle specifiche tecniche;
-
possibilità per gli Operatori Economici di inviare richieste di chiarimenti nei tempi previsti;
-
elaborazione dell’offerta tecnica ed economica;
-
caricamento sulla piattaforma dei file richiesti da sottoscriversi con firma digitale;
-
apertura e verifica delle offerte;
-
valutazione tecnica ed economica, sulla base del criterio di aggiudicazione prescelto dalla PA;
-
CIG e verifiche (PCP, FVOE etc.);
-
aggiudicazione e stipula.
▷ Errori frequenti nelle RDO (da evitare)
-
offerta tecnica troppo generica o non aderente al capitolato;
-
DGUE o dichiarazioni compilate in modo errato;
-
file caricati nel formato sbagliato o privi di firma digitale;
-
mancata comprensione dei criteri di valutazione;
-
documenti consegnati fuori tempo o con versioni non aggiornate;
-
errori nel prezzo, incongruenze o mancanza di giustificativi.
A tal riguardo ti consigliamo un'attenta lettura dell'articolo del nostro blog "Gli Errori più comuni nella partecipazione a gare sul MePA e come evitarli" per scoprire preziose strategie per organizzarti al meglio prima di partecipare ad una Richiesta di Offerta e non farti trovare impreparato.
▷ Conclusione operativa
La RDO rappresenta la procedura più completa e competitiva all’interno del MEPA: richiede metodo, precisione e una lettura attenta dei requisiti tecnici e documentali. Una preparazione accurata dell’offerta è decisiva per ottenere risultati concreti.
Confronto di Preventivi (CdP): la comparazione semplificata tra più fornitori
Il Confronto di Preventivi (CdP) è uno strumento disponibile nel MEPA che permette alla Pubblica Amministrazione di richiedere un’offerta a due o più operatori economici, pur restando nell’ambito dell’affidamento diretto previsto dall’art. 50, comma 1, lett. a) e b) del Codice dei Contratti Pubblici.
La PA può utilizzarlo quando ritiene opportuno acquisire più preventivi per motivi di trasparenza, economicità o verifica di congruità, senza avviare una procedura competitiva come la RDO.
È quindi una modalità non obbligatoria, ma spesso scelta come supporto alla motivazione dell’affidamento diretto.
▷ Quando viene utilizzato il Confronto di Preventivi
Il CdP viene utilizzato soprattutto quando la PA intende rafforzare la correttezza e la trasparenza dell’affidamento diretto. Le situazioni più frequenti sono le seguenti:
-
la stazione appaltante si trova nei limiti dell’affidamento diretto (art. 50, co.1, lett. a–b), ma ritiene opportuno acquisire più preventivi per motivi di congruità;
-
la fornitura o il servizio è abbastanza standardizzato da consentire un confronto immediato
-
l’ente vuole verificare il mercato prima della scelta del contraente
-
la PA desidera motivare in modo più completo l’affidamento diretto, pur non essendo obbligata a ricorrere a una RDO
-
il responsabile del progetto (RUP) preferisce un minimo di comparazione competitiva, senza i tempi e la complessità di una gara. Sul tema ti segnaliamo il nostro articolo "Affidamento Diretto: chiarimenti parere ANAC e implicazioni confronto preventivi MePA" al fine di approfondire gli orientamenti giurisprudenziali circa la natura del confronto preventivi MePA che è ritenersi procedura rientrante nell'alveo dell'affidamento diretto e non della gara formale.
▷ Come avviene operativamente il Confronto di Preventivi
Il CdP segue un flusso operativo lineare e più rapido rispetto ad altre procedure MEPA:
-
la PA seleziona almeno due operatori economici;
-
invia la richiesta di preventivi attraverso il MEPA;
-
gli operatori economici possono inviare richieste di chiarimenti entro i termini indicati;
-
i fornitori caricano le offerte economiche nella piattaforma;
-
la PA confronta le proposte ricevute sulla base dei parametri indicati;
-
la PA procede con l’affidamento diretto motivato.
▷ Conclusione operativa
Il Confronto di Preventivi è uno strumento rapido, trasparente e pienamente compatibile con l’affidamento diretto. Consente alla PA di acquisire più offerte in tempi brevi, migliorando la motivazione della scelta finale senza ricorrere a procedure più complesse.